Voilà maintenant plus d’un an que nous avons adopté une démarche d’amélioration continue. Deux articles avaient fait état de cette démarche ; vous pouvez les retrouver ici (sur l’efficience de nos formations) et (sur la conception de dispositifs pour nos enseignants).

Pour cela, nous nous sommes concentrés dans un premier temps sur le domaine de la formation. Les premiers résultats nous encouragent à élargir cette démarche à toutes nos missions.

Forts d’une longue expérience en formation hybride et en ingénierie de formation, nous nous appuyons sur des méthodes et des outils qui nous permettent d’être plus efficaces.

1. Comprendre la démarche d’amélioration continue

La démarche d’amélioration continue est également appelée Kaïzen (kaï = changement ; zen = bien) ou démarche des petits pas.

Bien plus qu’une méthode, il s’agit d’une philosophie qui prône le changement petit à petit pour entrer dans un cercle vertueux. Pour cela, nous allons chercher à améliorer ce qui peut l’être de façon douce et graduelle. Cela passe par une remise en question régulière pour apporter des changements concrets dans nos actions.

Cette démarche présente plusieurs avantages. Elle a l’avantage de ne pas exiger de solution parfaite, juste meilleure que celle qui était mise en œuvre jusque-là. Elle est réalisable dans des temps courts, source de motivation pour toute l’équipe (chaque membre est impliqué). Ainsi, il n’y a pas de raison pour se décourager.

La méthode se découpe en quatre étapes :

  • étape 1 : Définir les objectifs (que voulez-vous changer ?)
  • étape 2 : Découper les objectifs en plusieurs étapes (actions à mettre en œuvre)
  • étape 3 : Passer à l’action (mettre en place les changements souhaités)
  • étape 4 : Évaluer si vous avez atteint les objectifs (suivre les changements)

Il nous semble essentiel de nous appuyer sur la roue de Deming, et de reboucler les constats de l’évaluation sur les objectifs de l’itération suivante pour être cohérent avec la logique d’amélioration continue.

Remarque : Il ne faut pas confondre l’amélioration continue – qui est une démarche mesurée – avec le perfectionnisme qui paralyse l’avancée par une insatisfaction constante.

2. Quels outils pour nous aider ?

Nous nous sommes appuyés sur deux outils qui ont fait leurs preuves ; l’un pour faire un état des lieux (analyse de l’existant) et définir une stratégie et l’autre pour agir.

2.1. SWOT

Cet outil, appelé FFOM en français (forces, faiblesses, opportunités, menaces), permet d’analyser une situation pour définir une stratégie avant de se lancer dans des changements.

  • Les forces : nos points positifs (sur lesquels on peut s’appuyer, voire développer)
  • Les faiblesses : nos points négatifs qui nécessiteraient une amélioration
  • Les opportunités : les facteurs extérieurs dont on peut tirer parti
  • Les menaces : les freins extérieurs qui peuvent nuire à notre démarche

Source du schéma : Par Lamiot — SWOT pt.svg, CC BY-SA 2.5, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=3802297

2.2. SMART

La méthode SMART – mot qui signifie intelligent en anglais – permet de définir des objectifs pertinents :

  • simples/spécifiques : un objectif clairement exprimé, précis et simple est compris de chacun
  • mesurables : définir des indicateurs pertinents
  • acceptables/ambitieux : l’objectif doit constituer un défi atteignable et ambitieux (pour ne pas démotiver, il doit être accessible en termes de moyens, de compétences…)
  • réalistes : l’objectif visé doit être pertinent au regard de la stratégie que l’on met en place
  • temporels (délimité dans le temps) : le temps imparti et les échéances doivent être clairement posés

Cette étape est cruciale : si les objectifs sont mal exprimés ou inatteignables, il y a peu de chance que ce que vous souhaitez mettre en œuvre n’aboutisse !

3. Qu’avons-nous mis en place ?

L’une de nos forces repose sur la constitution progressive d’une méthodologie, d’outils/ressources et d’un groupe de formateurs, formé régulièrement aux différents aspects de l’ingénierie de formation (spécificités du public adulte, évaluation…) et de l’animation (techniques actives d’animation, posture du formateur…).

Là encore, c’est un processus reconnu dans le domaine de la formation qui guide notre réflexion et rend nos actions plus structurées ; il s’agit d’ADDIE.

Cinq phases constituent ce processus :

  • Analyse : phase qui permet de faire des choix éclairés en matière de réponses aux besoins, en fonction de notre public (majoritairement enseignants mais aussi cadres de l’éducation), nos contraintes, l’existant, etc.
  • Design : phase durant laquelle nous précisons les objectifs visés et nous concevons le scénario pédagogique (séquences, sous-objectifs, activités, modalités et évaluation)
  • Développement : phase de réalisation des supports (vidéos, infographies, diaporamas…)
  • Implantation : phase d’animation
  • Évaluation : phase durant laquelle nous évaluons la qualité de nos actions de formation (retours des stagiaires sur les techniques d’animation, les contenus proposés, etc.)

Le schéma ci-dessous synthétise le résultat de notre démarche :

Ce schéma n’est pas un aboutissement en soi mais une étape qui tend vers la qualité de nos formations, et plus largement, de nos actions et projets.

Les articles à venir définiront plus précisément chaque focus de ce schéma. Le premier sera dédié à la formation des formateurs-concepteurs.

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